German Cricket Club

Datenschutzordnung des German Cricket Club e.V

 

Verabschiedet am 17. Oktober 2020

 

§ 1.                             Grundsätzliches

 

§ 2.                             Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

§ 3.                             Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

§ 4.                             Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

§ 5.                             Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

§ 6.                             Kommunikation per E-Mail

 

§ 7.                             Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

§ 8.                             Datenschutzbeauftragter

 

§ 9.                             Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

§ 10.                            Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

§ 11.                           Inkrafttreten

 

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§ 1.      Grundsätzliches

 

Der German Cricket Club e.V. (“der Verein”) verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), das Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2.      Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. 

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Zugehörigkeit zu anderen Cricket Clubs, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Fotos und Videos.

 

3. Im Rahmen der möglichen Zugehörigkeit des Vereins zu einem Sport- Landesverband und zu anderen nationalen und internationalen Sport-Verbänden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet.

 

§ 3.      Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Dies aber nur, wenn die Mitglieder hierzu schriftlich (eingescannte und per E-Mail versandte Einwilligungen sind akzeptabel) Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben. Diese Einwilligung wird von jedem Mitglied separat für Aushänge, Vereinszeitung, Internetauftritte und Presse auf dem Aufnahmeantrag des Vereins erteilt oder verweigert. Der Aufnahmeantrag des Vereins muss bis spätestens 30 Tage nach Inkrafttreten dieser Datenschutzordnung dahingehend verändert werden. Bei bereits unterzeichneten Aufnahmeanträgen des Vereins vor Verabschiedung dieser Datenschutzordnung, muss der zuständige Funktionsleiter des Vereins (Siehe § 4.) diese Einwilligungen von jedem Mitglied zeitnah schriftlich (eingescannte und per E-Mail versandte Einwilligungen sind akzeptabel) einholen; spätestens aber 90 Tage nach Inkrafttreten dieser Datenschutzordnung.

 

2. Daten, welche aus allgemein zugänglichen Quellen außerhalb des Vereins stammen, können ohne Einwilligung in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden. Hierzu zählen: Teilnahmen an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, individuelle Statistiken, Alter oder Geburtsjahrgänge.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer schriftlichen (eingescannte und per E-Mail versandte Einwilligungen sind akzeptabel) Einwilligung der abgebildeten Personen. 

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, des erweiterten Vorstandes und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vornamen, Nachnamen und Funktion veröffentlicht.

 

§ 4.      Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Funktion „PR / Öffentlichkeitsarbeit“ zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes bestimmt.

 

Der Funktionsleiter „PR / Öffentlichkeitsarbeit“ stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5.      Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Anliegen initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für den Zweck des begründeten Anliegens verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6.      Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. 

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, welche nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail unter-einander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

 

§ 7.      Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 

 

§ 8.      Datenschutzbeauftragter

 

Sollten relevante Kriterien des BDSG und der DSGVO, insbesondere § 37 DGSVO, erfüllt sein, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

 

§ 9.      Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Internetauftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Funktionsleiter „PR / Öffentlichkeitsarbeit“. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Funktionsleiter „PR / Öffentlichkeitsarbeit“ vorgenommen werden.

 

2. Der Funktionsleiter „PR / Öffentlichkeitsarbeit“ ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Funktionsleiters „PR / Öffentlichkeitsarbeit“. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Funktionsleiter „PR / Öffentlichkeitsarbeit“ weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Funktionsleiters „PR / Öffentlichkeitsarbeit“, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10.    Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. 

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden. 

 

§ 11.    Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung tritt laut Beschlussfassung durch den Vorstand und gemäß § 15 der Satzung des Vereins am 17. Oktober 2020 in Kraft.

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